امروزه تمامی کاربران از سرویس محبوب و پرکاربرد پست الکترونیکی استفاده می کنند و از آن برای امور کاری یا شخصی خود کمک می گیرند. در این میان، بعضی از پست های الکترونیکی، از اهمیت خاصی برخوردار هستند و از دست دادن آن ها، مشکلاتی جدی به همراه دارد. در این مقاله قصد معرفی چند نرم افزار قدرتمند برای پشتیبان گیری از پست های الکترونیکی و کلیه تنظیمات را داریم. لازم به ذکر است تعدادی از سرویس دهنده های پست الکترونیک، قابلیت پشتیبان گیری از ایمیل ها را ندارند. همچنین برای پشتیبان گیری از ایمیل ها در دیگر سرویس دهنده ها، مراحل دشوار و زیادی باید طی شود و گاهی پشتیبان گیری باید تک تک انجام شود. در اینجا است که اهمیت یک نرم افزار پشتیبان گیری سریع و قدرتمند با رابط گرافیکی زیبا مطرح می شود.

توسط این نرم افزارهای رایگان، قادر خواهید بود براحتی و با فشردن یک کلید، از هزاران پست الکترونیکی خود پشتیبان تهیه کنید و در مواقع لزوم، آن ها را بازیابی کنید. همچنین این نرم افزارها علاوه بر پست الکترونیکی توانایی پشتیبان گیری از مخاطبان، آدرس ها، پروفایل ها و تمامی تنظیمات آن ها را دارند. لازم به ذکر است که این برنامه ها از بیشتر نرم افزارهای پست الکترونیکی (که از سرویس pop3 استفاده می کنند) مانند Windows Mail، Outlook Express، Microsoft Outlook، Thunderbird پشتیبانی می کنند.

+ KLS Mail Backup

برنامه ای ساده و در عین حال قدرتمند که کار کردن با آن بسیار ساده است. کافی است تا نرم افزار پست الکترونیکی، سپس پروفایل و قسمت هایی که مایل هستید برنامه از آن ها پشتیان تهیه کند را انتخاب کنید تا بصورت خودکار یک پشتیبان برای شما تهیه کند. همچنین می توانید فایل های پشتیبانی را فشرده کنید تا از حجم کمتری برخوردار شوند. KLS می تواند آرشیوی از پشتیبان های مداوم شما تهیه کند و همگی را در یک دایرکتوری نگه داری کند.

برای دریافت این برنامه به لینک زیر مراجعه کنید.

http://www.kls-soft.com/klsbackup/mailb_index.php
http://www.kls-soft.com/klsmailbackup/index.php

+Amic Email Backup

این برنامه برای پشتیبان گیری سریع و راحت از Mail Client های معروف ساخته شده است. همان طور که در شکل بالا پیداست، ظاهر ساده ای دارد و براحتی می توان پشتیبان گیری را انجام داد. همچنین می توان برنامه را زمان بندی کرد تا بصورت خودکار از ایمیل ها پشتیبان تهیه کند. Amic Email Backup سرعت بالا و تنظیمات زیادی دارد که می توانید مطابق میل خود آن ها برای کنترل بهتر تغییر دهید.

http://www.amictools.com/download/AmicEmailBackupSetup.exe
http://download.cnet.com/Amic-Email-Backup/3000-2369_4-10768887.html

+ Outlook Express Backup

این برنامه به کاربران ماکروسافت ویندوز کمک می کند تا از پست های الکترونیکی خود در نرم افزار Outlook پشتیبان تهیه کنند و در مواقع لزوم، آن ها را بازیابی کنند. ظاهر برنامه بسیار ساده است و در کمتر از چند دقیقه کار کردن با آن را یاد خواهید گرفت. Outlook Express Backup توانایی پشتیبانی بیش از چهار گیگابایت پست الکترونیکی و داده ها را دارد.

http://www.outlook-express-backup.com/downloads/oebw-setup.exe
http://www.genie-soft.com/products/oeb/download.html

MailStore +

یکی از قوی ترین برنامه های موجود است که قابلیت های خوب این برنامه، طرفداران زیادی را برای خود جذب کرده است. همان طور که در شکل بالا مشاهده می کنید، ظاهر برنامه کاربر پسند بوده و دارای قسمت های مختلفی است. اما فقط این ظاهر زیبا نیست! این برنامه از بیشتر نرم افزارهای پست الکترونیک پشتیبانی می کند و می توان همزمان از تمامی ایمیل ها پشتیبان تهیه کرد و آن ها مدیریت کرد و در کل از آن به عنوان یک مرکز ایمیل نام برد.

همچنین می توان پشتیبان های تهیه شده را توسط خود برنامه بر روی دیسک رایت کرد.

http://download.cnet.com/MailStore-Home/3000-2369_4-10761715.html
http://www.mailstore.com/en/mailstore-home.aspx

http://www.techmixer.com

http://www.pc-article.ir

http://www.cnet.com

عکس از گوگل

۱۱- ایمیل های غیر ضروری را حذف کنید

ایمیل های غیر ضروری موجب شلوغی بیش از اندازه جعبه دریافت می شوند. توصیه می کنیم که در ابتدا ایمیل های غیر ضروری را با نگاهی مختصر به عنوان و نام فرستنده، حدف کنید. در مرحله بعد با بررسی بهتر و بیشتر، ایمیل هایی را که ضرورتی برای ماندن در جعبه ایمیل ندارند را پاک کنید و از آرشیو نمودن این پست های بی مورد خودداری نمایید.

۱۲- از ایمیل های مرتبط به هم آرشیو تهیه کنید

اگر می دانید از یک فرستده (یک دوست یک سایت یا …) به طور مداوم یا مرتبط، ایمیل هایی دریافت می کنید، بهتر است که در محیط ایمیل خود، یک پوشه جدید ایجاد و این ایمیل ها را به آن پوشه منتقل کنید. به طور مثال پوشه ای با نام Fun ایجاد و تمام ایمیل های در این مورد را به آن منتقل می کنیم. با این کار هم آرشیو های منظمی داریم و هم Inbox شلوغی نخواهیم داشت.

۱۳- ابتدا ایمیل های مهم

اگر شما شخصی هستید که ایمیل های مهمی دریافت می کنید و باید همیشه به آنها با دقت پاسخ دهید، هنگام بازکردن Inbox، ابتدا به مهمترین ها پاسخ دهید. در غیر این صورت به احتمال زیاد پس از صرف زمانی برای خواندن دیگر ایمیل ها، بازده کمتری دارید و ممکن است با دقت کامل به ایمیل های مهم پاسخ ندهید.

۱۴- ایمیل ها را مختصرتر بنویسید

مختصر نوشتن در حالی که اصل مطلب به خواننده رسانده شود یک هنر است که فقط با تمرین بدست می آید. قبل از هربار فرستادن ایمیل به مقصد مورد نظر، یکبار آن را بخوانید و تا جایی که ممکن است کلمات و جمله های اضافی را حدف نمایید و یا مختصر تر بنویسید (مگر اینکه مجبور باشید). زیرا مطمئن باشید که خواننده، ایمیل های زیادی برای خواندن دارد و اگر نوشته مختصر نباشد، ایشان وقت کافی برای خواندن صرف نمی کند.

۱۵- عنوان را با دقت زیاد انتخاب کنید

مهمترین بخش هر پست الکترونیکی، عنوان آن است که خواننده را با نگاه اول جذب می کند. زمان کافی برای انتخاب عنوان خود صرف کنید و از کلمات بی ربط به هیچ عنوان استفاده نکنید. همچنین به یاد داشته باشید که عنوان باید مختصر باشد.

 

16-  نحوه جست و جو در پست هایتان را بیاموزید

شاید نیاز باشد که در بین پست های دریافتی خود، مطلبی را جست و جو کنید. پس بهتر است نحوه جست و جو در بین پست ها را بیاموزید تا سریعتر یه نتیجه برسید. در اینجا است که باز گوگل قدرت نمایی می کند و با جست و جوی قدرتمند خود در بین Lable ها و پست ها، بهترین نتیجه را در Gmail نشان می دهد. برای آشنایی با نحوه جست و جو در Gmail به این مقاله مراجعه کنید.

 

17- همیشه تمام محتوای نامه را بفرستید

حتما می دانید که هنگام پاسخ (Reply) به یک نامه، نوشته قبلی هم ارسال می شود تا خواننده در صورت فراموش، به یاد بیاورد. شما هم هیچ گاه آن ها را پاک نکنید و اگر به صورت مجزا قصد پاسخ دارید، مختصری از پست قبلی را برای شخص مورد نظر ارسال کنید و انتظار نداشته باشید که او ایمیل های قبلی را کامل به یاد داشته باشد.

۱۸- ایمبل های گروهی را از شخصی جدا کنید

اگر در یک اداره کار می کنید حتما ایمیل های گروهی زیادی دریافت می کنید که اکثرا اهمیت زیادی ندارند. برای راحتی کار توصیه می کنیم که این دسته از پست ها را با ایمیل های انفرادی جدا کنید و در پوشه ای جداگانه قرار دهید. در Gmail این کار را با Lable ها می توانید انجام دهید.

عکس از گوگل

۱۹- از یک امضای خوب استفاده کنید

امضا نشانگر شخصیت شما است و امضای دیجیتال نماینده شما در دنیای دیجیتال است. با این کار به ایمیل های خود یک اعتبار ویژه ای می بخشید. به یاد داشته باشید که در امضای خود از اطلاعات مرتبط استفاده کنید و ازقرار دادن عکس خودداری نمایید.

 

20- هر ایمیل را قبل از فرستادن دوباره مرور کنید

با این کار هیچ وقت ضرر نمی کنید. نوشته را از نظر قواعد نگارشی، غلط املایی، اطلاعات نادرست یا ناکامل و … بررسی کنید. به یاد داشته باشید که با زدن دکمه ارسال راه برگشتی نیست و اگر از اول بخواهید نامه را ارسال کنید، فقط وقت خود را تلف کرده اید.

http://www.dailyblogtips.com
http://www.gmail.com
http://www.pc-article.ir

۱- از سرویس Gmail استفاده کنید

برای روشن شدن قدرت گوگل، اولین نکته را با این عنوان آغاز کردیم که از سرویس پست الکترونیکی این شرکت با نام Gmail استفاده کنید. گوگل یک شرکت اینترنتی است و همگی از قدرت این شرکت آگاهیم. پس باید با اطمینان خاطر بگوییم که سرویس های ارائه شده از سوی گوگل، در نوع خود بهترین اند. استفاده از Gmail مزایایی زیادی دارد که به چند مورد اشاره می کنیم. سرعت Gmail بسیار خوب عمل می کند و از رقیبانش (Hotmail و Yahoo) بهتر است. از تبلیغات مزاحم اصلا خبری نیست. می توان این سرویس را با دیگر سرویس های ارائه شده از سوی گوگل و دیگر شرکت ها ادغام کرد. براحتی می توانید آن را شخصی سازی کنید. امنیت بسیار بالایی دارد و … .

۲- Gmail را به عنوان Mail hub خود انتخاب کنبد

یکی از مزیت های استفاده از Gmail این است که شما می توانید از چندین آدرس پست الکترونیکی مختلف، درون اکانت Gmail خود استفاده کنید! شاید کمی عجیب باشد ولی حقیقت دارد. برای مثال، شما می توانید به پست الکترونیکی یاهو خود متصل شوید و در داخل خود محیط Gmail از یاهو و یا دیگر Email های خود استفاده کنید. بدین معنا که کاربر قادر است تا بدون ترک کردن Gmail، به دریافت و ارسال ایمیل دیگر اکانت های خود بپردازد.

برای فعال سازی این ابزار، ابتدا اکانت های دیگر خود را (Yahoo، Hotmail …) را آدرس Gmail خود Forward نمایید. سپس به قسمت Settings در سرویس Gmail بروید و بر روی گزینه Accounts and Import کلیک نمایید. در مرحله بعد بر روی گزینه Send email from another address کلیلک کنید و مراحل و دستورالعمل ها را طی کنید تا بتوانید این ابزار مفید را فعال کنید.

۳- نحوه استفاده از Shortcut ها را در محیط پست الکترونیکی خود بیاموزید

کلیدهای میانبر یا همان Shortcut ها، کارایی و بازده تعامل با این سرویس ها را بالاتر می برند و با استفاده از این کلیدها، زمان بسیار کمتری برای فرستادن یک پست الکترونیکی صرف می کنید. در زیر، لیست میانبرهای محیط Gmail آورده شده است که با دانستن آنها، می توانید به کار خود سرعت بیشتری دهید.

http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=6594

4- تایپ کردن ده انگشتی را بیاموزید

امروزه نوشتن توسط هر دو دست بسیار مهم است. سرعت زیاد تایپ ده انگشتی باعث می شود تا بازده شما بسیار بالاتر رود. این تکنیک و مهارت در همه جا به کار می آید و باعث می شود حرفه ای تر عمل کنید. پس اگر هنوز این تکنینک را نیاموخته اید، در موتورهای جست و جو به دنبال روشی برای یادگیری آن بروید.

۵- در طول روز برای چک کردن پست های الکترونیکی خود، زمان های مشخصی را تعیین کنید

هیچ گاه در طول روز، Email client خود را به طور مداوم باز نگذارید (مگر اینکه نیاز داشته باشید). در غیر این صورت وقت و هزینه شما بسیار تلف می شود. ایمیل ها ارزش خود را از دست می دهند و شما را شخصی فقط برای منتظر گذاشتن بار می آورند. بهترین راه این است که در طول روز زمان هایی را مشخص کنید و فقط در آن زمان ها به ایمیل های خود سر بزنید و آن ها را چک کنید.

۶- به هنگام باز کردن Email client خود، کارهایی که باید انجام دهید را دسته بندی کنید

اکثر افرادی که از پست الکترونیک استفاده زیادی می کنند و روزانه تعداد زیادی پست برای آن ها فرستاده می شود، به دلیل نداشتن برنامه خاصی برای جوابدهی به آن ها، به همه کارهای خود نمی رسند و یا کارها را نیمه کار انجام می دهند. به طور مثال ایمیل های مهمی را که باید بخوانند، نمی خوانند و جواب پست هایی که باید بدهند را فراموش می کنند و فقط Inbox خود را شلوغ می کنند. برای رفع این مشکل کارهای خود را دسته بندی کنید.

بدین منظور بهتر است ابتدا پست های مهم را بخوانید، آن هایی که نیاز ندارید را حذف کنید، پاسخ پست هایی که باید بدهید را بفرستید، پست هایی که باید ارسال کنید را ارسال کنید و در آخر Email client خود را ببندید.

۷- اگر باید جواب پستی را بدهید، سریعا اقدام کنید

جواب پست ها را پس از خواندن آن ها بدهید. در غیر این صورت به احتمال زیاد در آینده فراموش خواهید کرد. هیچ گاه با خود نگویید که “پس از خواندن تمام پست های، باز خواهم گشت و جواب را ارسال می کنم”. زیرا به دو دلیل ضرر می کنید. اول اینکه احتمال فراموشی آن بسیار زیاد است و دوم اینکه پست خوانده شده را باید یک بار دیگر بخوانید تا پاسخ آن را بدهید و این کار، وقت شما را از بین می برد.

۸- از قابلیت Canned Responses سرویس Gmail استفاده نمایید

تا به حال پیش آمده که نیاز است به چندبن ایمیل، جواب های یکسانی را ارسال کرد. نوشتن پاسخ مشابه برای هر کدام از آن ها بسیار وقت گیر و خسته کننده می باشد. Gmail قابلیت خوبی را ارائه ساخته است که با استفاده از آن می توان جواب ایمیل های مشابه را یکباره ارسال کرد و در وقت و هزینه، بسیار صرفه جویی کرد. برای فعال سازی این ابزار، به قسمت Setting و سپس Labs بروید و از لیست باز شده، ابزار مورد نظر را فعال سازی کنید.

۹- نحوه استفاده از ابزار Filters را در Gmail بیاموزید

فلیترها یکی از برترین ابزارهای Mail Client ها می باشد. با استفاده از فیلترها می توان ایمیل هایی که از آدرس مشخصی ارسال می شوند را به طور خودکار حذف کرد، پاسخ داد، برچسب مشخصی به آن زد، با آدرس دیگری انتقال داد و خیلی امکانات دیگر. با این کار می توان ایمیل های دریافتی را به راحتی دسته بندی کرد. خواندن آن ها ساده تر می شود و زمان کمتری را می گیرند. برای ایجاد فیلتر جدید می توانید با استفاده از پیوند Create a filter در محیط Gmail استفاده نمایید.

10- جعبه دریافت خود را همیشه خالی نگه دارید

شلوغ بودن Inbox بسیار آزاد دهنده می باشد و ده ها ایمیلی که ناخوانده مانده اند نیز می تواند باعث نگرانی و ضرر شود. به طور مثال اگر منتظر ایمیل مهمی باشید، ممکن است که این ایمیل از دید شما پنهان بماند و در هر بار چک کردن، زمان زیادی را باید برای جست و جو بین دیگر ایمیل ها صرف کنید. پس سعی کنید تا Inbox خود را خالی نگه دارید و در آخر هر روز کاری، آن را چک کنید.

ادامه مقاله در قسمت بعدی (۲۰ نکته برای بهره وری بیشتر از سرویس پست الکترونیک – قسمت دوم)